Women Entrepreneur Awards
Plateforme sur mesure pour concours international
Comment automatiser la gestion d'un concours international sans multiplier les outils
Contexte
Les Women Entrepreneur Awards (WEA) célèbrent les femmes entrepreneures de l'Océan Indien depuis 2023. En 3 éditions, l'événement est passé de Maurice à 7 territoires. Mais cette croissance rendait impossible la gestion manuelle des candidatures, des sponsors et des invitations.
Candidatures par email, évaluation sur Google Docs, sponsors sur Excel. Avec l'expansion à 7 pays et des exigences réglementaires différentes par territoire, ce fonctionnement artisanal ne tenait plus. L'équipe avait besoin d'une plateforme sur mesure pour structurer le processus de bout en bout, sans dépendre d'un assemblage d'outils tiers.
Résultats
7 pays
Gérés depuis une seule plateforme
80%
De process automatisés
1 clic
Pour générer invitations et guest lists PDF
- Scale sans chaos : de 1 à 7 pays sans recruter : La plateforme sur mesure a permis l'expansion vers 7 territoires de l'Océan Indien, avec des formulaires et exigences adaptés par juridiction
- Fini l'évaluation à l'aveugle : chaque décision est documentée : Le système de double review avec consensus a remplacé l'évaluation informelle sur documents partagés
- Les sponsors se gèrent eux-mêmes : Moins de charge pour l'équipe, plus de satisfaction pour les partenaires. Invitations, PDF et confirmations en autonomie complète.
"On avait besoin d'une plateforme fiable pour gérer les candidatures de 7 territoires, chacun avec ses spécificités réglementaires. Koala Studio a compris notre logique métier dès le départ et a livré un outil que notre équipe a pris en main immédiatement. Les sponsors sont autonomes, les reviews sont tracées, et on se concentre enfin sur l'événement plutôt que sur la logistique."
Kirti
Women Entrepreneur Awards
Solution technique
En tant que CTO externalisé du projet, on a conçu et livré en 6 semaines une architecture complète : un site vitrine pour la communication et une plateforme web sur mesure pour piloter le concours de bout en bout :
Fonctionnalités clés du développement web événementiel :
- → Formulaires adaptatifs par pays : Chaque territoire a ses propres champs et exigences documentaires, configurables sans intervention technique
- → Système de review à double consensus : Chaque document est évalué par 2 reviewers indépendants, avec arbitrage admin en cas de divergence
- → Espace sponsors autonome : Les sponsors gèrent leurs invitations, génèrent les PDF et suivent les confirmations sans solliciter l'équipe
- → Génération PDF automatisée : Invitations personnalisées et guest lists générées en un clic, prêtes à envoyer
- → Gestion multi-éditions : Chaque édition est configurable indépendamment : pays, formulaires, sponsors, événements
Stack technique
- → Site vitrine : Chargement instantané, bilingue FR/EN, optimisé pour Google. L'équipe peut être trouvée sans prospecter.
- → Plateforme de candidature : Formulaires intelligents qui s'adaptent au pays, sauvegarde automatique, interface intuitive
- → Base de données structurée : Candidatures, sponsors, événements, invitations. Tout est lié et traçable.
- → Interface mobile-first : Accessible depuis n'importe quel appareil, en déplacement comme au bureau
Information
Client
Women Entrepreneur Awards
Durée
6 semaines
Services
CTO externalisé & cadrage produit
Site vitrine
Plateforme web sur mesure
Backend & automatisation
Secteur
Technos
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